01Start und Unternehmen einrichten
Melde dich als Administrator an und öffne die Einstellungen. Hinterlege Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten und die grundlegenden Vorgaben für dein Unternehmen.
- Firmendaten kontrollieren
- Bundesland und betriebliche Einstellungen festlegen
- Konten und gewünschte Arbeitsbereiche vorbereiten
02Benutzer und Mitarbeiter anlegen
Lege Mitarbeiter im Personalbereich an. Bei Bedarf wird ein zugehöriges Benutzerkonto erstellt und eine Einladung versendet. Rollen bestimmen, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind.
- Persönliche E-Mail und Benutzername prüfen
- Rolle und Bereichsrechte vergeben
- QR-Ausweis für die Zeiterfassung erzeugen und ausdrucken
03Dokumente und OCR bearbeiten
Neue Belege landen im Posteingang. Prüfe erkannte Absender, Kunden, Beträge und Fälligkeiten, bevor der Vorgang in den passenden Bereich übernommen wird.
- Dokument öffnen und OCR-Ergebnis kontrollieren
- Zuordnung korrigieren oder Lernregel speichern
- Beleg als Einnahme, Ausgabe oder sonstigen Vorgang übernehmen
04Finanzen und Controlling nutzen
Bearbeite Einnahmen, Ausgaben, Fälligkeiten und Kontobewegungen. Das Dashboard bündelt offene Aufgaben und wichtige Entwicklungen.
- Belege mit Zahlung und Konto verknüpfen
- Offene Positionen und Fristen prüfen
- Auswertungen für den laufenden Überblick verwenden
05Zeiterfassung und Urlaub
Mitarbeiter scannen ihren persönlichen QR-Code und buchen Arbeitsbeginn oder Arbeitsende. Standort- und PIN-Regeln können administrativ gesteuert werden. Urlaubsanträge werden im Personalbereich geprüft.
- QR-Ausweis dem richtigen Mitarbeiter zuordnen
- Standortfreigabe auf dem verwendeten Gerät erlauben
- Buchungen und Urlaubsstatus im Adminbereich kontrollieren
06Verwaltung, Rechte und Sicherheit
Kontrolliere Benutzerrechte regelmäßig. Im Auditbereich bleiben sicherheits- und verwaltungsrelevante Ereignisse nachvollziehbar. Backups sichern Datenbank und relevante Dateien.
- Nicht mehr benötigte Zugänge deaktivieren
- Admin-MFA und sichere Passwörter verwenden
- Audit-Einträge und Backupstatus regelmäßig prüfen